Dacă nu vom scoate risipa din sistem, nu vom avea nicio șansă să facem ceva, a precizat primarul Constantin Toma la Conferința Națională „Mai puțini birocrați, mai puține hârtii, maximă eficiență / Implementarea cu succes în administrația Municipiului Buzău a metodei Kaizen de management al îmbunătățirii continue”, organizată de Antena 3 și de cotidianul „Jurnalul”.
Datorită noului sistem introdus în Primăria din Buzău, „o cerere este aprobată într-o singură zi”, a mai spus primarul Toma. „Pentru un certificat de urbanism lucrau 17 persoane, timpul de răspuns era cu mult peste 30 de zile, dar după implementarea sistemului de management Kaizen am ajuns la patru persoane”, a completat acesta. Toma a mai relatat că implementarea a fost foarte grea și este grea în continuare; tot acest proces este greu pentru că presupune niște schimbări de paradigme în mentalul publicului care nu înțelege de ce trebuie sa facă performanță: „Cea mai des expresie folosită în perioada de început era: «Dacă mie îmi dă voie legea să dau acest document în 30 de zile, de ce să îl dau mai repede?». Acesta este un termen maximal, iar un certificat de urbanism se poate elibera în maxim patru zile”.
Constantin Toma a povestit și cum a ajuns să decidă implementarea sistemului Kaizen în Palatul Comunal: „Digitalizarea nu va salva România. S-a mai găsit un cuvânt magnific. Digitalizăm și ajungem deja la nivelul Germaniei. Sustenabilitate și fonduri europene. Dacă nu vom scoate risipa din sistem, nu vom avea nicio șansă să facem ceva. Vă dau un exemplu de unde a început această poveste cu Kaizen. Eram foarte puțin oameni în Primăria Buzău în 2016. Avem organigrama blocată și acum, de șase ani. Și a trebuit să ne adaptăm la situație. Practic avem cea mai mică echipă din România, raportată la populație, la o primărie. Pentru un amărât de certificat de urbanism, de care are nevoie toată lumea, că dărâmi un gard, îți faci o casă, orice trebuie să ai certificat de urbanism. Erau pentru circuitul acesta 17 persoane. Documentul făcea vreo 850 metri în geometria primăriei și, bineînțeles, timpul de răspuns era cu mult peste cele 30 de zile maximum care îl oferă legea. După ce s-a introdus experimental acest sistem, am ajuns de la 17 persoane la 4 persoane. Ce ar fi însemnat digitalizarea? 17 popândăi, primarul fiind ultimul, cu semnătura electronică, cu calculatorul în față ajungea în dreptul tău solicitarea, apăsai pe buton, cu ceilalți 16 care semnaseră înaintea ta. Deci am eliminat 13 oameni care erau în sistem, iar răspunsul este în medie de nouă zile în acest moment, pentru cetățean, pentru certificatul de urbanism. Dacă multinaționalele (furnizorii de utilități, n.r.) ne-ar dat și bazele de date, timpul de răspuns ar fi mult mai scurt. Din păcate, noi am reușit să ne digitalizăm înaintea lor sau nu vor să ne dea aceste date, chiar dacă după lege ar trebui să facă treaba asta”, explică primarul.
În loc de cursuri, toată lumea era la plajă
Totodată, acesta precizează că digitalizarea este bună după ce anterior s-a făcut curățenie în rândul personalului: „Digitalizarea este bună, dar la noi s-au adunat straturi-straturi, în 30 de ani, de funcționari publici mai mult sau mai puțini buni. S-au mărit organigramele extraordinar de mult, nu e nevoie de atâția oameni pentru activitățile de acolo, pentru că nu este eficient. Chiar dacă noi avem și Institutul Național de Administrație Publică și Secretariatul General al Guvernului și Agenția Națională a Funcționarilor Publici, chiar dacă suntem obligați de lege, din doi în doi ani să ne trimitem funcționarii la cursuri, și fiecare funcționar public local sau central are probabil o jumătate de metru cub de certificate care nu-i ajută la nimic, pentru că se aleg doar cu stațiunile și cu hotelurile. Am fost și eu odată, și în al doilea an am interzis tot. Toată lumea era la plajă. Eram la Jupiter, inclusiv cu angajații primăriei care nici n-au mai ținut cont că sunt acolo”, a povestit Toma.
El spune că și implementarea sistemului Kaizen a condus către scorul excepțional pe care l-a obținut la alegerile din 2020: „Acest sistem ne ajută formidabil să răspundem cetățenilor. Se fac multe în Buzău, dar în primii patru ani nu am avut mulți bani, nu s-au făcut multe investiții. Și probabil, implementarea acestui sistem a dus, mai mult decât la asfaltări, și la acel scor formidabil. Am fost cel mai ales primar din România, la nivelul municipiilor, 78,07 la sută, ceea ce a fost surprinzător și pentru mine. Cetățeanul te înjură și are dreptate pentru că ridici ștacheta și el este din ce în ce mai nemulțumit. Dar se trage linie din patru în patru ani. Baza acestor înjurături, pe o altă aplicație, pe măsură ce eram mai înjurat, le dezvoltam și rezolvam prin Kaizen”, afirmă Constantin Toma.
