Sistemul Kaizen – implementat în Primăria Buzău în toamna anului trecut – are menirea de a facilita activitatea instituţiei şi, mai ales, de a reduce din timpul de aşteptare al buzoienilor care au diverse solicitări pentru municipalitate. Din cauza suspendării în justiţie a aplicării a două hotărâri de Consiliu Local Municipal care statuau noua organigramă din Palatul Comunal, Primăria Buzău se găseşte încă în  situaţia de a nu-şi putea asigura necesarul de personal pentru buna funcţionare.

Astfel, la data de 31 mai 2018, în aparatul de specialitate al primarului sunt vacante 311 posturi, ceea ce reprezintă 56% din numărul total.  25 de posturi din totalul de 41, reprezentând 62% din posturile de conducere, sunt vacante. |n acelaşi timp, schema de personal este  încărcată cu un număr de 259 de poliţişti locali, angajaţi peste limita maximă admisă de legislaţie. Această situaţie a impus conducerii Primăriei Buzău să demareze implementarea unui program de acţiuni Kaizen, în scopul eficientizării maxime a proceselor ce se desfăşoară în Palatul Comunal. De implementarea sistemului Kaizen în primărie s-a ocupat inginerul Simona Săvulescu, consilier personal al primarului Constantin Toma, care a urmat cursuri de specializare pe această metodă.

Vineri, în timpul unei şedinţe la care au fost prezenţi şi 30 de angajaţi ai administraţiei municipale, a fost prezentat un raport privind implementarea acestui sistem. Potrivit analizei, în perioada 19 septembrie 2017-31 mai 2018, s-au efectuat 50 de „şantiere”, care acoperă 75% din total spaţii de lucru aparţinând Primăriei. Considerată a fi unul dintre cele mai eficiente sisteme din lume, metoda Kaizen începe să dea roade în multe birouri ale Primăriei Buzău. Astfel, odată cu implementarea acestei metode, s-au redus timpii de căutare a informaţiilor în documente scrise cu minim 60% şi timpii de căutare a informaţiilor în computer cu minim 70%. Potrivit reprezentanţilor Primăriei Buzău, în reproiectarea proceselor s-a ţinut cont de ecuaţia Kaizen „Proces= Valoare adăugată + MUDA (în limba japoneză = risipă, pierdere)“. Kaizen înseamnă în limba japoneză „îmbunătăţire continuă”, iar  managementul este recunoscut la nivel mondial pentru reuşitele în mediul de afaceri, putând fi adaptat şi în administraţia publică.

„Ceea ce se întâmplă în Primăria Buzău este istoric pentru România. Suntem singura primărie din România care aplică aşa ceva în momentul acesta. Fără implementarea acestui sistem nu mai existau servicii pentru cetăţenii în Buzău. A crescut foarte mult imaginea primăriei, şi asta pentru faptul că am început să implementăm un asemenea sistem. Nu ne mai repezim aşa cu digitalizarea, de la început. Eli­m­inăm risipa din sistem prin implementarea sistemului Kaizen, după care vom digitaliza. {i va fi o etapă, pentru că altfel oficializăm risipa. Multe primării în România, inclusiv în Ardeal, au făcut digitalizare. Sunt cu zece ani înainte la tot ce se întâmplă în ţară acum, dar foarte multe dintre ele, dacă nu chiar toate, au oficializat risipa (…) De anul viitor încercăm să implementăm digitalizarea cu procese deja trecute prin acest sistem Kaizen”, a declarat primarul Constantin Toma.

Implemenarea acestui sistem a dus la reorganizarea totală a activităţii. Spre exemplu, dacă înainte, pentru un document solicitat de la Biroul de Urbanism, buzoienii erau nevoiţi să aştepte aproape 30 de zile, acum, timpii de aşteptare s-au redus la 16 zile. „Sunt două tipuri de probleme în cadrul procesului obţinerii unui certificat de urbanism. Sunt probleme de ordin organizatoric, în sens de management. Ar fi, din punctul meu de vedere, o explicaţie privind interpretarea, nu în avantajul cetăţeanului, a unor prevederi legale. Termenul maxim stabilit de lege pentru obţinerea unui certificat de urbanism este de 30 de zile, iar acesta a fost înţeles ca şi cum ar fi în a 25-a zi, zicând: <Lasă, mai sunt cinci zile>, chiar dacă sunt certificate care se pot obţine în ziua depunerii actelor”, a menţionat Simona Săvulescu.

Deşi au fost înregistrate unele progrese evidente, există şi situaţii în care s-au semnalat sincope în aplicarea acestei metode. Mai exact, unii dintre funcţionari nu au reuşit să se adapteze şi prin urmare rezultatele lor au lăsat de dorit.

„Majoritatea angajaţilor au făcut progrese. Sunt şi unii care continuă să păcălească munca, iar alţii au ales să plece din Primărie (…) Până acum le ceream un raport de activitate cu ce fac şi îmi umpleau 7-8 pagini, mi-am zis: <~ştia chiar fac treabă>. Când a început să intre sistemul, am văzut că Biroul de Transporturi şi Comerţ a emis doar cinci acte în câteva luni. Deci nu este de lucru nici pentru un om, şi ei sunt şapte. Despre asta vorbim, şi au salarii de 6-7.000 de lei lunar”, a adăugat Constantin Toma.

În Primăria Buzău a fost înfiinţat şi funcţionează Ghişeul Unic, prin care  s-a mărit perioada în care funcţionarii se află la dispoziţia buzoianului, de la 21 de ore săptămânal la 41,5 ore săptămânal (97,6% îmbunătăţire). De asemenea, cetăţenii nu mai sunt nevoiţi să umble în primărie din birou în birou, cum era în trecut, ci sunt serviţi prin Ghişeul Unic, în acest mod fiind eliminată sau diminuată birocraţia din procesele analizate.

Până la finalul acestui an, prin metoda Kaizen se va încerca scurtarea cu minimum 50% a timpilor tuturor proceselor ce se des­făşoară în Primărie, angajarea a doar maximum o treime din numărul de posturi vacante, motivul fiind doar nivelul relativ precar de competenţă şi nu neapărat necesitatea numerică reală şi dimensionarea pe baze reale a structurii de personal. De acest sistem de management Kaizen se va ţine cont şi la amenajarea noului sediu de la Bazar.

 

DISTRIBUIȚI

1 COMENTARIU

  1. Combaterea chiulului,lenei si arogantei functionarilor din Primarie este numita pompos KAIZEN.
    Si cu KAIZEN si fara el trebuie sa ia cineva taurul de coarne ( corect ar fi ca ”cineva” sa fie primarul) si sa vada ca dupa ora pranzului in Primarie birourile se golesc ,atmosfera te invita la somn…..
    Nu e nevoie de KAIZEN ,CA SA VEZI SI SA IEI MASURI! ORICUM sistemul KAIZEN nu a dat rezultate la METALURGICA ,dupa cum se vede…De altfel mentalitatea japoneza de supunere oarba in fata unui sistem nu a dat rezultate nicaieri in Romanica,a trezit doar ostilitatea functionarilor,muncitorilor care injura la greu pe cei care ii forteaza sa ia contact cu ea. (vezi Contactoare,Rotec ,BETA FRANCEZA unde s-a incercat implementarea KAIZEN si acum sunt toate ”moarte”)

Comments are closed.